As 6 maneiras pelas quais você está sabotando seus e-mails de trabalho e como corrigi-los

Quando se trata de comunicação no local de trabalho, o e-mail ainda reina supremo. De acordo com uma pesquisa de 2022 da Statista, o trabalhador de escritório médio recebe mais de 30 e-mails diariamente, em comparação com 20 mensagens de bate-papo, 13 mensagens de texto e 12 ligações individuais. Os números podem variar na sua empresa, mas não há dúvida de que e-mails eficazes são fundamentais para o sucesso da comunicação empresarial.

Mas aqui está o problema: embora o e-mail tenha desempenhado um papel importante em nossa vida profissional diária por mais de um quarto de século, a maioria dos profissionais repete os mesmos erros de e-mail que vêm cometendo desde seu primeiro emprego – paralisantes, se não. sabotagem, sua capacidade de transmitir ideias cruciais.

Vejamos seis dessas falhas de e-mail e maneiras fáceis de corrigi-las.

Ao abrir sua caixa de entrada de e-mail todas as manhãs, você toma uma das três decisões imediatas sobre cada e-mail que vê: abri-lo agora, abri-lo mais tarde ou excluí-lo. A única pista para ajudá-lo a tomar essa decisão é um assunto curto e claro.

Mas mesmo que as linhas de assunto sejam uma parte crucial do e-mail, a maioria dos remetentes fornece muito pouca informação para que o destinatário tome uma decisão informada. Ou pior, escreva assuntos que sejam totalmente enganosos.

Considere a falta de clareza nestes exemplos de linhas de assunto, versões das quais você provavelmente já viu... e enviou:

Insira uma indicação em letras maiúsculas antes do assunto que alerte imediatamente o destinatário sobre o contexto ou quaisquer etapas necessárias.

Aqui estão alguns exemplos:

Sempre veja a linha de assunto do ponto de vista do destinatário (não da sua perspectiva como redator) e pergunte a si mesmo: Meu destinatário tem informações suficientes para dar a este e-mail a devida prioridade?

Seja o mais específico – e o mais esparso possível – e lembre-se de que seu objetivo principal é fazer com que eles respondam, não apenas leiam.

Por último, não tenha medo de modificar a linha de assunto de um tópico se ele não servir mais ao seu propósito de comunicação. Se você incluir apenas algumas palavras do tópico, seus destinatários entenderão a conexão. Ainda mais importante, eles verão novas informações importantes imediatamente.

Imagine alguém chegando até você no corredor do escritório e dizendo:

"Eu preciso que você dê uma olhada nisso."

Agora imagine isso como:

"Oi Belinda, você pode dar uma olhada nisso?"

O primeiro exemplo é sucinto. O segundo é cortês.

A mesma dinâmica ocorre por e-mail, mesmo que o impacto seja subconsciente. Uma saudação pode parecer um desperdício, mas parece calorosa e humana. Emails sem saudações são frios e clínicos.

Comece com “Olá, [Nome]” ou “Olá, [Nome]”, mesmo nas respostas.

Se você estiver se dirigindo a um grupo de pessoas, escreva “Olá, equipe” ou “Olá a todos” (mas nunca “Olá pessoal”, o que transmite um preconceito de gênero).

Claro, ninguém irá criticá-lo por não ter dito olá no início de um e-mail. Mas as pessoas ficarão mais ansiosas para responder ao seu e-mail se ele abrir com uma saudação amigável, pelo mesmo motivo pelo qual respondem positivamente a qualquer saudação calorosa.

As pessoas que abrem seu e-mail não querem ver uma novela ou parágrafos longos. Eles não querem ler seu e-mail – eles querem verificá-lo e extrair pontos-chave e etapas de ação rapidamente.

Mas tornar seu e-mail digitalizável não envolve apenas cortar palavras aleatoriamente; trata-se de utilizar espaço e balas de forma eficiente.

Como regra, limite seus parágrafos a três frases ou menos, incluindo parágrafos de uma frase. Esse formato ponto a ponto facilita o processamento do seu e-mail e ajuda você a manter suas ideias distintas e concisas. (Observe que todos os parágrafos deste artigo seguem essa regra).

Também é útil cortar todas as palavras, exceto as mais necessárias, especialmente adjetivos inúteis como “ótimo”, “excelente” e “muito bom”.

Para dividir ainda mais o texto para facilitar a leitura, use marcadores ao compartilhar três ou mais razões, exemplos ou etapas. Os marcadores facilitam a digitalização rápida, eliminando a necessidade de frases completas, pontuação e conjunções. Apenas certifique-se de usar os marcadores corretos: